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Playbook8 Min.Für Teamleitung

Feedback klar und wirksam geben

Für geplante Feedback-Gespräche, in denen Verhalten klar, fair und ohne Eskalation angesprochen werden soll: von Anerkennung über Korrektur bis hin zu wiederholtem Missverhalten unterhalb der arbeitsrechtlichen Schwelle.

Redaktion ich.raum

GesprächsleitfadenGesprächsprotokoll
Fünfstufige Gesprächsstruktur: Anlass, Beobachtung, Wirkung, Perspektive, Vereinbarung. Diese wird als horizontaler Pfeil dargestellt.
Vom Anlass zur Vereinbarung in fünf Schritten

Kernprinzip

Feedback beschreibt beobachtbares Verhalten, dessen Wirkung und einen vereinbarten nächsten Schritt, nicht die Person.

Vorbereitung

  • Was ist konkret passiert? Datum, Situation, beobachtetes Verhalten: ohne Interpretation.
  • Welche Wirkung hatte das Verhalten, auf das Team, auf das Ergebnis, auf die Kundin oder den Kunden?
  • Was soll nach dem Gespräch anders sein, und woran erkennen Sie, dass es anders ist?
  • Welche Perspektive der anderen Seite kennen Sie noch nicht?
  • Ist das ein Feedback-Anlass, oder gehört das Thema in ein arbeitsrechtliches, ein Compliance- oder ein HR-Verfahren?

Ablauf im Gespräch

  1. Anlass nennen: kurz, ohne Vorwurf, mit klarem Zweck.
  2. Beobachtung beschreiben: ein konkretes Beispiel, keine Sammlung.
  3. Wirkung erklären: sachlich und in eigener Sprache, keine Vermutung über Motive.
  4. Perspektive einholen: eine offene Frage, dann Stille aushalten.
  5. Nächsten Schritt vereinbaren: konkret, überprüfbar, schriftlich festgehalten.

Formulierungen

  • Mir ist wichtig, dass wir kurz über etwas sprechen, das mir aufgefallen ist.
  • Mir ist aufgefallen, dass …
  • Die Wirkung im Team war, dass …
  • Wie haben Sie die Situation erlebt?
  • Mir ist wichtig, dass beim nächsten Mal …
  • Lassen Sie uns vereinbaren, dass Sie bis Freitag …

Checkliste

  • Beobachtung statt Urteil
  • ein konkretes Beispiel statt einer Aufzählung
  • Wirkung statt Vermutung über Motive
  • offene Frage und Stille
  • ein vereinbarter nächster Schritt, schriftlich

Grenzen und Hinweise

  • Bei wiederholten Pflichtverletzungen oder arbeitsrechtlich relevantem Verhalten HR und gegebenenfalls juristische Beratung einbeziehen, denn Feedback ersetzt keine Abmahnung.
  • Bei Diskriminierungs- oder Belästigungsthemen folgen interne Compliance- und Meldewege vor; das Feedback-Gespräch ist nicht das geeignete Format.
  • Bei sichtbaren Anzeichen psychischer Belastung ein konkretes Hilfsangebot machen (EAP, Betriebsärztin, Vertrauensperson), jedoch keine psychologische Diagnose stellen.
  • Bei Mitbestimmungspflicht und Personalakteneinträgen die Vorgaben des Betriebsrats und des Datenschutzes beachten.

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